5 étapes pour réduire les frais liés aux voyages d’affaires

Par Bernard Billot-Lefebvre le 16 octobre 2020
voyages d'affaires

Lorsqu’il s’agit de dépenses professionnelles, les voyages d’affaires sont un domaine qui peut facilement échapper à tout contrôle. Si vous avez un grand nombre d’employés qui effectuent régulièrement des voyages d’affaires, il peut sembler tout simplement impossible de maintenir les coûts au minimum. Toutefois, les mesures suivantes peuvent garantir de réaliser des économies.

Étape 1 : Formuler une politique bien définie

Votre entreprise et ses employés doivent comprendre ce à quoi ils doivent s’attendre et s’y conformer lorsqu’il s’agit de frais de voyage d’affaires. Vous ne voulez pas que les employés qui voyagent ne connaissent pas leur limite de dépenses et ne sachent pas ce qu’ils peuvent utiliser comme dépense.

La mise en place d’une procédure claire pour les voyages d’affaires, notamment en ce qui concerne la manière de réduire les coûts au minimum, permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde et d’éviter des malentendus coûteux. Fixez un budget si les employés réservent leur propre logement.

Étape 2 : Soyez flexible pour réduire les frais liés aux voyages d’affaires

Une plus grande souplesse dans les voyages d’affaires signifie que vous ouvrez de nouvelles possibilités d’économies. Parfois, le décalage de votre voyage d’affaires, même d’une journée, peut vous faire bénéficier d’un prix plus bas sur les vols ou l’hébergement.

La liberté d’être plus flexible implique de planifier à l’avance et d’éviter, dans la mesure du possible, les réservations de dernière minute.

Étape 3 : Faites appel à une agence de voyages d’affaires

Si vous voulez obtenir les meilleurs prix et les meilleures offres, vous pouvez obtenir l’aide d’experts en voyages qui peuvent vous aider à maîtriser les coûts et à planifier de la minière la plus rentable pour vous. Les spécialistes des voyages d’affaires comme Global Business Travel disposent d’une équipe compétente pour répondre à toutes les exigences en matière de voyage de la manière la plus abordable possible.

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Étape 4 : Convenir d’une date de voyage précise avec toutes les parties concernées

Si vos voyages d’affaires nécessitent que vos employés rencontrent des interlocuteurs à l’étranger, vous devez vous assurer à l’avance à quelle date la rencontre pourra avoir lieu. Il est inutile de réserver vos dates de voyage et d’indiquer ensuite à vos interlocuteurs quand vous serez dans leur pays s’ils ne sont pas disponibles aux dates de votre voyage.

Convenez d’une date, puis faites votre réservation. Si vous tombez pas d’accord sur ces dates précises, vous pouvez toujours contacter votre interlocuteur et lui expliquer que vous pourriez avoir besoin d’une date préférable en raison des restrictions de voyage.

Étape 5 : Prévoir en avance autant que possible les voyages d’affaires

Il est facile de faire des dépenses excessives en cas d’urgence, par exemple si vous ne réalisez pas que vous aurez besoin d’argent pour vous garer ou si vous vous rendez compte que vous avez oublié de réserver une table au restaurant et que, maintenant, tout est complet partout. Les dépenses de dernière minute ou spontanées peuvent facilement entraîner une facture plus importante. Planifier à l’avance, dans la mesure du possible, peut donc contribuer à réduire les coûts.

Il peut s’agir de réserver un restaurant à l’avance, de réserver un parking en ligne à l’avance, ou d’obtenir un bon prix de votre fournisseur de services téléphoniques pour les frais d’itinérance à l’avance afin de ne pas dépasser une allocation forfaitaire.

Il suffit d’anticiper pour réduire les frais de voyage d’affaires.

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