Comment bien organiser une fête de Noël d’entreprise ?

Par Rodolphe Bertranne le 17 octobre 2017

A la fin de l’année, nombreuses sont les entreprises qui ouvrent leurs portes aux employés et leurs familles pour passer un moment convivial. Mais une telle fête demande une bonne organisation et énormément de temps. Vous avez cette tâche ardue entre les mains ? Voici quelques idées qui vont vous aider à mener à bien cette mission.

Choisir les organisateurs

Pour les petites et grandes entreprises, l’arbre de Noël d’entreprise est devenu presque une tradition. C’est généralement le Comité d’entreprise qui a la responsabilité d’organiser ce moment convivial. Mais ce ne sont pas toutes les sociétés qui disposent d’un comité d’entreprise, ce qui est le cas des PME. Dans ces cas-là, ce sont les salariés qui vont monter leurs propres comités d’organisation. Dans le domaine public, c’est le COS ou le Comité des Œuvres Sociales ou l’Amicale du Personnel qui se charge du bon déroulement de ces festivités.

Fixer la date

Tous ceux qui veulent organiser un arbre de Noël d’entreprise veulent les mêmes dates. Les mercredis ainsi que les week ends sont les plus demandés, notamment ceux qui se situent avant les vacances scolaires, soit aux alentours du 15 décembre. C’est pour cela qu’il est impératif de s’y atteler au moins un an à l’avance, de cette manière, vous aurez plus de choix sur les lieux comme sur les animations.

Commencer les préparatifs le plus tôt possible

Souvenez-vous qu’en période de fête, vous ne serez pas les seuls à organiser une fête de Noël dans votre entreprise. C’est pour cela que contacter les prestataires auxquels vous souhaitez faire appel le plus tôt possible est plus qu’une évidence. Pourquoi ne pas réserver si cela est possible.

Mais cela va dépendre de l’ampleur de l’événement et de la taille de votre entreprise. Pour une fête à grande échelle pour les grandes entreprises, le premier contact avec les prestataires dès le mois de janvier est vivement recommandé. Pourquoi ? Tout simplement parce que les prestataires sont au rush pendant les trois week ends avant Noël. Mais si vous pensez à une fête en petit comité, vous pouvez attendre jusqu’à juin pour réserver vos prestataires.

Choisir le type d’animation

Dans le monde de l’animation, vous n’avez que l’embarras du choix. Ce choix doit reposer principalement sur le nombre de participants et de votre budget. Si vous êtes une grande entreprise, vous pouvez louer un parc d’attraction, un cirque ou pourquoi pas une salle pour accueillir votre fête. L’avantage c’est que vous n’avez pas besoin de contacter plusieurs prestataires puisque ces endroits proposent généralement des formules de groupe qui s’avèrent très avantageuses. Pour un événement moyen avec 400 participants au maximum, pourquoi ne pas organiser l’événement dans votre enceinte. L’avantage c’est que vous n’avez pas à louer les lieux. Le plus dur du travail avec cette option est la question logistique.Mais pour vous défaire de ce fardeau, certains prestataires disposent de leurs propres équipements. D’un autre côté, s vous pouvez faire appel à un organisateur d’animation Noël qui prendra en charge la réalisation de cet événement. Les offres vont des animations à la restauration. Pour amuser les enfants, votre enceinte peut devenir un parc d’attraction avec le Père Noël et ses lutins sur leurs échasses, des clowns, des spectacles, des châteaux gonflables, des trampolines (si l’espace le permet) et d’un autre côté, un coin pour les parents.  Il faut garder en tête que l’idée est, ici, d’amuser les sept à soixante-dix-sept ans.

Le budget à allouer à la fête

Le prix va dépendre de ce que vous envisagez de faire. Si vous comptez faire appel à différents prestataires, cela reviendra plus cher en plus du temps que vous passerez à passer au crible fin chacun d’eux. Mais l’avantage est que vous aurez la garantie d’une fête réussie.  Mais si le temps vous fait défaut, les organisateurs d’arbres de Noël vous proposent des offres standards qui s’annoncent avantageuses si souhaitez un grand nombre d’activités tout en gardant un œil sur votre budget. Mais s’il s’agit d’une fête en petit comité, vous pouvez demander un devis pour une offre sur mesure. Mais attention, soyez précis dans ce que vous voulez et n’hésitez pas à vous renseigner. Peu importe l’option que vous avez choisi, faire une comparaison est la meilleure chose à faire avant de choisir.

Et la Sacem ?

Bien qu’il s’agisse ici d’un événement qui ne soit pas à but lucratif, la somme à verser aux auteurs sera fixée en fonction des dépenses engagées, notamment sur les frais techniques, les frais artistiques ainsi que les frais de location des équipements. Cette redevance est fixée à 40,66 euros pour des orchestres et des musiciens et à 50,82euros HT pour les DJ’s et toute utilisation de musique enregistrée dans le cas où les 11% des dépenses pour les arbres de Noël pour enfants ou les 4,40% pour un repas dansant dans une salle de plus de 300m² avec musique vivante (orchestre) n’atteignent pas cette redevance minimale.

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