Dirigeants, formez-vous à l’archivage des documents de votre entreprise !

Par Yasmine Lacroix le 21 mars 2018

C’est une obligation pour les entreprises de faire de l’archivage. En effet, la loi impose de conserver durablement certains documents afin de pouvoir les présenter en cas nécessité. Toutefois, beaucoup de professionnels archivent mal ! D’autres ne le font pratiquement pas et mettent ainsi leur activité en danger.

Pour ne pas faire partie des mauvais élèves, il est recommandé de vous former afin de mieux cerner l’importance de l’archivage.  Cette formation vous permettra surtout de vous poser des questions sur, notamment, les différents types de documents à archiver, la politique à mettre en place et les supports à utiliser. Des réponses claires en découleront et vous aideront à mettre en pratique un système d’archivage performant.

Se former pour savoir faire la différence entre archivage et stockage

En vous faisant former, vous pourrez faire la différence entre l’archivage et le stockage. On se rend compte que beaucoup de professionnels confondent ces deux termes qui, pourtant, ne ramènent pas à la même chose.

Lorsqu’on parle d’archivage, sachez qu’il s’agit d’une opération qui vise à garder les documents qu’on exploite plus au quotidien, mais également à conserver pour une consultation éventuelle, d’où l’importance de leur indexation. Ces données ou documents ayant déjà servis, sont des traces des activités antérieures de l’entreprise. On les conserve donc en vue de pouvoir les présenter lorsque la justification d’un évènement lié au passé de la société s’impose. Dans le cadre d’un contrôle fiscal par exemple, il sera demandé de présenter toutes les pièces justificatives. Gare à l’entrepreneur qui aura été négligeant avec ses factures ou tout autre document comptable, car il s’exposera alors à une taxation d’office !

Aperçu de l’entrepôt de la société d’archivage Arcalys. Les cartons sont rendus anonymes pour des questions de sécurité, mais une nomenclature précise permet d’identifier chaque unité de stockage, afin de retrouver facilement un document à la demande d’un client par exemple.

L’archivage de documents ne doit pas être confondu au stockage qui concerne des données que l’entreprise exploite au quotidien. On stocke ces données en prenant des dispositions pour pouvoir y accéder à tout moment. Comprenez donc que l’archivage et le stockage sont deux actions distinctes. En contactant un spécialiste, vous serez orienté vers la solution qui se prête mieux à votre objectif.

Etre à même de mettre en place une politique d’archivage

Formez-vous et vous aurez des indications claires qui vous aideront à mettre en place une bonne politique d’archivage. Vous pourrez ainsi identifier les éléments que vous avez nécessairement besoin d’archiver. Un audit documentaire peut s’imposer pour mieux définir votre politique d’archivage. Celui-ci précisera notamment les types de documents à archiver. A ce propos, sachez qu’il peut s’agir de papier ou d’éléments électroniques. Vous serez également situé sur leur cycle de vie ainsi que leurs modalités d’accès.

A partir de votre politique d’archivage, vous pourrez choisir les dispositifs à utiliser. Par exemple, il est possible que des entrepôts physiques soient retenus pour recevoir des documents physiques tandis que les documents numériques pourraient être placés sur des serveurs sécurisés.

Aussi, cette politique est essentielle pour choisir les moyens qui permettront de déplacer de façon optimale vos archives. Par exemple, des véhicules sécurisés peuvent servir au transport des documents papier quand des réseaux parfaitement dimensionnés sont exploitables pour transférer les archives électroniques.

Pour conclure, retenez qu’une bonne politique d’archivage est souhaitable pour avoir une maitrise totale de tout ce qu’implique l’archivage de vos documents.

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