Les différents documents nécessaires à la vie de l’entreprise

Par Phillipine Mornand le 11 octobre 2018

La vie d’une entreprise est ponctuée par des évolutions impliquant différents changements. Les modifications sont généralement indispensables pour assurer le bon fonctionnement et la rentabilité de la société. Toutes les transformations qui s’opèrent au sein de la structure de l’entreprise doivent être retracées dans divers documents. Ces éléments administratifs et juridiques sont nécessaires pour l’exercice de l’activité de l’entreprise et doivent notamment être présentés dans le cadre d’échanges avec des tiers. Les statuts de l’entreprise, l’extrait Kbis et le procès-verbal d’assemblée générale constituent les principaux documents nécessaires à la vie de l’entreprise.

Les statuts

Les statuts sont des documents indispensables lors de la création de l’entreprise. Les statuts contiennent des mentions obligatoires dont la forme juridique de l’entreprise, la dénomination sociale, l’adresse du siège social, le capital social, la durée ainsi que différentes clauses relatives au fonctionnement de la direction de la société, les détails liés aux apports des actionnaires et associés, les conditions et le déroulement de l’assemblée générale (AG).

Les statuts sont nécessaires pour l’obtention de l’immatriculation de l’entreprise. Le nouvel entrepreneur peut se charger de la rédaction des statuts. Toutefois, faire appel à un professionnel spécialisé dans le domaine juridique reste la meilleure alternative pour s’assurer de la conformité des différents contenus. Les informations retranscrites dans les statuts doivent absolument être modifiées suivant les changements qui s’opèrent au sein de l’entreprise : changement de siège social, modifications d’une ou de plusieurs modalités établies dans les clauses… Ainsi, les différentes évolutions de l’entreprise doivent être visibles dans les statuts de la société.

L’extrait Kbis

L’extrait Kbis est le document qui atteste réellement de l’existence de l’entreprise. Ce document administratif contient toutes les informations relatives à l’identité et aux activités de l’entreprise comme la date de création, la forme juridique, le nom commercial, l’identité et les coordonnées du ou des gérants, le montant du capital social, l’immatriculation de la société : numéro SIREN/SIRET, le code APE.

L’extrait de Kbis est accessible à toutes les entités professionnelles et même aux particuliers qui souhaitent se renseigner davantage sur la situation d’une entreprise donnée, aussi bien dans le cadre d’une collaboration qu’à titre informatif. Pour ce faire, l’intéressé n’a qu’à effectuer une demande en ligne sur extrait-de-kbis.net. Ce document est indispensable dans l’exercice de l’activité de l’entreprise et dans tous les échanges avec les fournisseurs, les partenaires, les prestataires et les clients. L’extrait Kbis doit également être présenté lors des démarches administratives et juridiques essentielles pour le fonctionnement de la structure.

Le PV d’assemblée générale

Le PV d’assemblée générale retranscrit en détail tous les points discutés et résume les décisions prises lors d’une assemblée générale ordinaire ou d’une assemblée générale extraordinaire. Ce document est obligatoire pour toutes les entreprises sauf la société unipersonnelle qui compte un unique actionnaire, seul décisionnaire au sein de son entreprise. Le PV d’AG d’une société anonyme à responsabilité limitée (SARL) doit être rédigé par le gérant ou l’un des gérants si l’entreprise est dirigée par plusieurs personnes. L’un des membres de l’organe exécutif ou le président de l’assemblée se charge de la rédaction du PV de l’AG d’une société par actions simplifiée (SAS) ou d’une société anonyme (SA). Le document est signé par tous les participants, à savoir : les actionnaires ou les associés, le gérant et parfois l’expert-comptable. Le PV d’assemblée générale extraordinaire retranscrit généralement des décisions importantes impliquant des modifications des statuts.

Le PV d’assemblée générale peut être mis à la disposition des signataires et des professionnels chargés de la comptabilité. Le fisc peut avoir accès à ce document dans certains cas, notamment pour définir l’impôt sur le revenu. Ce document constitue une preuve des décisions prises et des éventuelles modifications opérées en ce qui concerne le fonctionnement de l’entreprise et dans les éventuels cas de litige entre les actionnaires/associés et les gérants.