Comment assurer une bonne gestion documentaire ?

Dans une entreprise, le nombre d’informations et de documents peut augmenter rapidement. Face à la diversification des canaux de communication, il est désormais difficile de gérer vos mails, courriers, fichiers numériques, etc. La Gestion Electronique de Documents (GED) s’avère dans ce cas une bonne solution.

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Les enjeux de la gestion de processus documentaire traditionnelle

Les méthodes dites à l’ancien font référence aux modes de stockage traditionnels des documents physiques ou numériques. On conserve souvent des données brutes et homogènes dans une armoire volumineuse ou un disque dur. Le problème se pose lorsqu’il faut trouver un document dans les archives dans les meilleurs délais. Malgré les bonnes techniques de rangement et de classement, il existe toujours des risques de copies en doublon, de stagnation et de perte des documents papier.

Par ailleurs, le temps nécessaire pour trouver le bon document peut avoir un impact négatif sur la productivité de vos collaborateurs, et cela peut même se ressentir au niveau de vos clients. En outre, en cas de litiges ou de sinistre, la perte de certains documents coûte cher, car ceux-ci peuvent dans ce cas servir de preuves. Sans oublier que la gestion de processus documentaire papier génère de nombreux autres coûts fixes comme la maintenance des machines, la valeur de l’espace de stockage utilisé, le salaire du personnel mobilisé, etc.

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Pourquoi opter pour la Gestion électronique de Documents (GED) ?

Le saviez-vous ? Dans une entreprise mal organisée en termes de gestion documentaire, un collaborateur passe environ 18 minutes par jour pour trouver un document. Pire encore, un document perdu peut couter entre 280 € et 560 € pour votre entreprise. Voilà pourquoi vous devriez penser à adopter la GED. Le principe repose sur la dématérialisation de vos processus internes et la mise en œuvre de certaines modalités de diffusion et d’archivage de vos données. En d’autres termes, il s’agit de réunir et de structurer toutes vos informations au même endroit.

Cela réduit le risque de perte et de détérioration et le coût de gestion de vos documents, tout en vous permettant de les retrouver rapidement en cas de besoin. En réalité, une solution GED peut être déployée de deux manières. Dans tous les cas, il s’agit de numériser les documents. Ceci étant, vous pouvez les stocker sur un réseau local ou dans le Cloud. Le stockage dans le Cloud en mode SaaS est actuellement en vogue puisqu’il permet à vos collaborateurs d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin, même s’ils sont en déplacement. Cela augmente la productivité de vos employés, garantit la conformité de vos informations et optimise leur sécurité en cas de sinistre.