Les avantages d’un logiciel de dématérialisation des factures

Aujourd’hui, les entreprises les plus avisées se tournent vers l’utilisation d’un logiciel de dématérialisation des factures. C’est une alternative intéressante à la gestion manuelle qui demeure très fastidieuse. Pour les petites entreprises ne disposant pas d’un logiciel dédié, le temps consacré à la gestion manuelle des factures est énorme. D’autre part, le risque d’erreurs est omniprésent avec les innombrables conséquences qui suivent.

Dans cette logique, la solution de l’automatisation est une option judicieuse qui s’offre à toutes les entreprises. Pour cela, nous vous proposons d’en apprendre plus sur le concept de logiciel de dématérialisation des factures, un allié pour automatiser tous vos processus.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des factures ?

Présentation

Le logiciel de dématérialisation des factures est un programme informatique développé pour automatiser tout ou partie des processus de saisie des factures entrantes dans une entreprise. C’est une option qui permet d’exécuter plus vite et plus facilement les tâches relatives à la facturation.

Spécificités

Il prend en compte toute la chaîne, la facture entrante est scannée, et le texte est détectée, les montants sont automatiquement dans le système comptable. Certains logiciels plus performants détectent et récupèrent automatiquement vos factures fournisseurs dans l’ERP. C’est le cas de ELO Invoice : une solution de dématérialisation des factures.

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Les différents avantages

L’automatisation des processus de gestion de facturation vous aide à :

Centraliser les informations sur vos fournisseurs

Pour cela, il vous suffit d’enregistrer les informations de chaque fournisseur, ses modalités de facturation ainsi que les éventuelles autres informations importantes dans votre logiciel. Vous disposez ainsi de vos fiches fournisseurs sur un seul espace, avec l’avantage que le risque de doublons est annulé.

Vous pouvez retrouver plus d’informations sur la dématérialisation des factures ici.

Réduire considérablement les risques d’erreurs

Toutes les données des factures intégrées dans le logiciel sont reportées et calculées automatiquement.  Quant aux informations personnelles du fournisseur, elles sont reportées automatiquement telles qu’elles apparaissent sur la fiche fournisseurs.

Par ailleurs, l’application enregistre en mémoire chacune des tâches effectuées. Cette combinaison de compétences vous permet de réduire considérablement le risque d’erreurs, mais aussi d’avoir une meilleure traçabilité de votre trésorerie.

Gagner du temps

Lorsque vous utilisez un logiciel de dématérialisation des factures, vous n’avez plus besoin de vous consacrer à cette longue tâche de saisie. Ainsi, le personnel qui y était assigné autrefois peut être affecté à d’autres occupations. Ce sont alors des possibilités qui s’offrent à vous de réinvestir le temps économisé dans d’autres activités génératrices de revenus pour votre entreprise.

Puisque les factures fournisseurs sont récupérées automatiquement, vos risques de payer des pénalités pour retard de paiement sont presque nuls. Dans la même logique, le fait que vous soyez plus enclin à rembourser dans les délais peut vous permettre d’obtenir des remises ou autres avantages.

Suivre automatiquement votre activité

Le logiciel vous octroie un tableau de bord qui vous permet de suivre en temps réel le traitement de vos factures. De plus, il envoie des notifications pour effectuer les diverses relances et rappeler les factures impayées. Certains logiciels vous permettent même d’intégrer les systèmes ERP correspondants à votre mode de fonctionnement. Les programmes autorisent également l’échange d’informations entre collaborateurs par rapport à des documents. Vous pouvez aussi archiver et sécuriser vos factures.

Si vous choisissez un outil d’automatisation bien paramétré, il est également possible d’exporter toutes vos factures dans votre logiciel comptable. Ainsi, le logiciel de dématérialisation des factures facilite votre quotidien en automatisant vos processus et vous fait gagner ainsi du temps et de la productivité.