Comment optimiser l’organisation d’un événement dans des lieux publics ?

Planifier un événement dans un endroit public est une tâche complexe. Que ce soit avant, pendant ou après la manifestation. De nombreux éléments doivent être pris en compte pour assurer son déroulement dans les règles de l’art. Ainsi, outre les détails matériels, l’aspect administratif, légal et sécuritaire ne doit pas être négligé.

Obtenir l’aval des autorités compétentes

Du moment que vous avez prévu de la faire dans un lieu public, il vous faudra avoir l’aval des autorités concernées. Qu’il s’agisse d’une manifestation culturelle, sportive ou récréative, d’un repas de rue ou même d’un vide-grenier. Vous devez donc déposer une déclaration à la mairie au plus tard 3 mois avant le jour J si vous voulez accueillir moins de 5 000 personnes. Et 4 mois si vous comptez recevoir plus de 5 000 personnes. Une demande doit aussi être déposée à la préfecture pour les événements de grande envergure.

Vous devrez également faire une demande d’occupation du domaine public et des demandes autorisations municipales adaptées au type d’événement que vous organisez. Concernant les repas de rue et les vide-greniers, les demandes doivent être adressées au service Manifestations et Fêtes de votre commune. Tous les formulaires à remplir pour ces différentes requêtes peuvent être téléchargés sur les sites dédiés et renvoyés par courrier électronique.

Mettre l’accent sur la sécurité

D’abord, assurer la sécurité des participants et/ou des spectateurs, mais également celle de matériels et équipements sur place, doit être une priorité pour un organisateur événementiel. Installer des systèmes adaptés aux personnes à mobilité réduite est recommandé. La notice de sécurité est à retirer (ou télécharger sur le site dédié) à remplir et à renvoyer à l’instructeur de la mairie. Cette dernière la transfèrera ensuite à la Direction de la Sécurité civile et des risques majeurs (DSCRM). Cette démarche est à effectuer 3 mois avant le jour J si vous avez prévu d’accueillir moins de 5 000 personnes. Et 2 mois si vous comptez recevoir plus de 5 000 personnes.

Par ailleurs, le plan de sécurisation doit inclure au moins un système comprenant un contrôle strict des accès, un dispositif de surveillance interne et externe et des protections passives. En cas de suspicion de débordements de la part des participants, vous pouvez également déposer une demande auprès de la police municipale ou communale pour optimiser la sécurité des lieux le jour J.

Ces recommandations sont valables pour la majorité des manifestations dans les endroits publics. Elles pourront être utiles aux professionnels de l’organisation et de la location pour événementiel à Casablanca. Elles leur seront d’une aide précieuse pour se conformer aux obligations légales relatives à leur métier.