Astuces pour la mise en place d’un SIRH

Par Sabrina Joly le 26 octobre 2018

Les améliorations du logiciel SIRH sont de plus en plus efficaces en 2018. Ces perfectionnements offrent la possibilité de faire à la fois une économie de temps, une simplification de manipulation et une mise à disposition des nouveaux matériels de pilotage au RH. Actuellement, plus de 90 % des entreprises existants, font appel à la conversion digitale pour améliorer le domaine des ressources humaines. De ce fait, les attributions de ces derniers sont devenues plus souples et plus efficientes, grâce à l’apport des dernières stratégies RH, pratiques inédites, nouveaux matériels… Désormais, les RH sont au centre de l’évolution de l’entreprise. Si auparavant, l’utilisation du SIRH était exclusivement réservée aux grandes sociétés, ce n’est plus le cas aujourd’hui. En effet, les dernières inventions en système d’information des ressources humaines, permettent un accès libre à tout type d’entreprise. Mais bien sûr, avant de voir l’impact du SIRH sur l’entreprise, il est nécessaire de réussir à bien l’installer. Pour ce faire, voici quelques astuces pratiques.

Déterminer les raisons d’adoption du SIRH

Ces derniers temps, on a distingué quatre grandes raisons qui prouvent la nécessité d’installation d’un logiciel SIRH.

Respect des lois

Les lois qui régissent le travail sont transcrites dans un livre de plus de 4000 pages. Les codes, contrats, accords d’entreprise… On y trouve tout ce qui aide à la bonne gérance du travail. Le quotidien d’un salarié est rempli de procédures juridiques, et seul le SIRH possède la capacité d’intégrer la totalité de ces obligations légales.

Organisation de l’évolution RH

L’installation d’un système d’information des ressources humaines, offre la possibilité d’unifier, faciliter et mécaniser l’ensemble des progrès RH.

Gain de temps

Le SIRH permet à chaque employé de consulter l’ensemble de ses documents administratifs (accords, apprentissage, fiche de paie…). Avec les workflows, les managers ont la faculté de diriger leurs brigades plus aisément. Ainsi, les employés sollicitent de moins en moins la branche des ressources humaines. Ce qui permet à ces derniers, de se dédier à des activités plus lucratives pour la société.

Perfectionnement du rendement de la société

Adieu la paperasse ! L’utilisation du logiciel SIRH marque un grand progrès dans la gestion administrative de la totalité de l’entreprise. Le SIRH permet à la fois un gain de temps et un booste d’efficience.

Etablir un programme précis et détaillé

La sélection d’installation d’un SIRH affecte l’ensemble des acteurs de la société. De prime abord, il est nécessaire d’obtenir l’aval de la direction, pour que l’initiative soit portée par tout un chacun. Pour cela, il est essentiel de monter un groupe projet en interne, et d’envisager des aides externes suivant le choix du SIRH.

Agencement de l’équipe projet en interne

Habituellement, une équipe projet est composée de la totalité des acteurs du projet (partant des services RH et financier, jusqu’aux responsables). Dès fois, la DSI a la possibilité d’être associée au projet. Dans ces cas-là, la direction sera remise entre les mains de la branche RH, voire même à la DAF.

Il est également primordial, d’engager et d’avertir les groupes représentatifs du personnel, tel que la CE, DP ou CHSCT.

Rôle de l’équipe projet

De son appellation, l’équipe projet est faite pour mener le projet à son terme. Quand l’équipe en question est constituée, il est nécessaire de délimiter les tâches de chaque individu qui la compose. Une fois que chacun connaît son rôle, le projet avance pour le mieux. Il faut commencer par désigner le chef de projet, qui aura pour rôle principal de conduire et de diriger les divers agglomérats.

Autres attributions du chef de projet

De plus, le chef de projet se charge aussi de distribuer les comptes rendus, de s’assurer du traitement de chaque point. Il est en quelque sorte « le maestro » de l’équipe. A son tour de nommer et de partager les rôles pour tous les membres de son équipe.

Pour la réussite du projet, il est utile d’avoir une vision de sa durée. Réaliser un programme bien précis est capital pour répartir le temps indispensable au projet et pour s’agencer. Cette étape est toute aussi vitale que le suivi budgétaire. Le chef de projet se doit également de contrôler le respect du calendrier et du budget alloué.

Eclaircir le contour du projet SIRH

Pour choisir le SIRH qui convient à l’entreprise, il faut préalablement connaître toutes les attentes et besoins de l’entreprise là-dessus. Voici quelques exemples de questionnements, pour vous guider dans cette étape.

Questions pour commenter l’utilité du logiciel SIRH

Ces interrogations sont classifiées en deux catégories distinctes.

Questions sur les attentes en SIRH

Quels sont les procédés dont votre société a besoin ? Est-ce que vous vous bornerez à la gestion du personnel ? De l’évolution des talents ? Emploierez-vous un matériel de communication pour l’ensemble de vos employés ?

Questions sur les réalités actuelles

Quel type de SIRH possédez-vous ? Êtes-vous en possession d’un logiciel de paie ? De gestion ? Comment est formé la BDES ?…

La question sur l’administration de la paie est primordiale. Il est plus que conseillé de l’externaliser. Par la suite, il est utile de bien définir la démarche de paie pour configurer le logiciel.

Faites une check-list des besoins de votre société. Ne perdez pas de temps à remplir un cahier des charges encombrant et inutile.

Formuler les questions adéquates

Afin de s’assurer de l’efficacité du logiciel SIRH sur votre entreprise, vous avez pour obligation de considérer trois points spécifiques.

Monter un répertoire du cadre légal

De combien de conventions collectives, disposez- vous ? Des contrats-cadres ? Appliquez-vous le forfait jour ? Permettez-vous les RTT ?…

Construire un organigramme sur les activités de chacun

Qui travaillent ensemble dans tel secteur ? Qui est le responsable d’un tel service ? Quelles sont les démarches de validation ?

Commenter les réalités de pratiques en entreprise

Quelles sont les habitudes ? Vous devez à tout prix concilier les obligations règlementaires, actives et les capacités du SIRH avec la routine et la réalité de votre société.

Faire le bon choix de SIRH

Cette étape est décisive pour l’avenir de votre organisation. Pour ne pas changer de SIRH à longueur de temps, il est important de bien sélectionner votre prestataire. Celui-ci est votre allié et vous offre son aide au cours de l’installation du logiciel SIRH. Veillez à ce que la solution présentée s’accorde en tout point à vos attentes. N’oubliez pas de vous assurer de la fiabilité de votre futur prestataire, en consultant son historique, ses références…

Pour terminer, montez une grille d’appréciation pour comparer le prix et le revenu de chaque SIRH prévue.

Eloignez de vous l’idée que le moins cher est le meilleur !

 

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