Comment créer une fiche de paie en ligne en 3 étapes ?

Aujourd’hui, avec les prouesses technologiques, la dématérialisation des systèmes de gestion a le vent en poupe. C’est dans cette optique que de nombreuses entreprises ont opté pour l’édition en ligne des bulletins de paie de leurs employés. Cependant, de nombreux employeurs ne savent pas comment procéder pour honorer cette obligation légale. Ce guide vous dit comment éditer une fiche de paie en ligne en 3 étapes.

Choisir la plateforme de fiche de paie en ligne

Sur la toile, se retrouve un panel de sites qui proposent l’édition en ligne des bulletins de paie. Mais, tous ne présentent pas les mêmes ergonomies et la même facilité d’utilisation. En choisissant la plateforme karotpay pour créer une fiche de paie en ligne, vous profitez de l’une des meilleures interfaces pour réaliser votre opération de fiche de paie en moins de 3 minutes. Il est primordial de bien choisir le site pour la création du bulletin de paie afin de ne pas perdre du temps.

Créer un compte et fournir les informations nécessaires pour l’employeur et le salarié

Pour éditer une fiche de paie en ligne, il faut au préalable créer un compte sur le site choisi. Les plateformes d’édition de bulletin de paie restent accessibles à tous les navigateurs de n’importe quel système informatique (Mac OS, Windows, Linux, etc.). Pour gagner du temps, il faut aussi avoir à portée de main tous les documents nécessaires pour renseigner les champs des formulaires d’inscription. Le premier formulaire qui est celui de l’entreprise doit comporter toutes les informations relatives à cette dernière (raison sociale, numéro Siret, code NAF, etc.). Les champs avec une astérie sont obligatoires. Lorsque tous les champs sont renseignés et le compte créé, un lien de confirmation vous est envoyé par courriel. En suivant celui-ci, vous accédez à votre espace sur le site de création du bulletin de paie.

Ensuite vient le formulaire du salarié. Sur ce formulaire doivent être fournis les renseignements comme le nom du salarié, les coordonnés, le poste occupé dans l’entreprise, la date de prise de service, le type de contrat (CDD ou CDI), le coefficient de base, le statut, etc. Plus vous avez de salariés, plus le nombre de bulletins de paie à éditer est plus important. Le calcul du salaire est automatisé. Il suffit d’entrer le nombre d’heures de travail effectuées dans le mois. Cependant, il existe une option supplémentaire qui vous permet d’entrer des données complémentaires comme les heures supplémentaires, les congés, la mutuelle, les régimes spéciaux, les notes de frais, etc. Ce nouveau bulletin de paie rend les salariés globalement satisfaits. L’option de dématérialisation de la fiche de paie est adaptée aussi bien pour les simples bulletins de paie que pour les plus complexes.

Éditer la fiche de paie

Lorsque toutes les données sont validées, les cotisations sociales et patronales sont automatiquement calculées, et vous êtes facturés à cette dernière étape. Il faut remarquer que le tarif est moins dispendieux que dans un système classique de gestion de la paie. L’option d’aperçu est disponible et vous permet d’avoir une image du bulletin de paie qui vient d’être édité. Après la visualisation et le paiement de l’édition de la fiche, cette dernière est envoyée au salarié par courriel.