Comment réussir et bien organiser une réunion de travail

Une réunion est un moment durant lequel deux ou plusieurs personnes discutent, débâtent et décident des choses qui devraient être faites. Grâce aux différentes idées mises en avant par les participants, à leur créativité et à la dynamique du groupe, il est toujours sûr de prendre les décisions les plus adaptées à chaque situation. D’ailleurs, dans une entreprise organiser une réunion est inévitable si l’on veut atteindre efficacement un objectif ou résoudre un problème. Mais comment réussir et bien organiser une réunion ?

Une réunion est-elle toujours nécessaire ?

Parfois, une réunion de travail est perçue par un employé comme un gaspillage de temps, ou une corvée qu’il doit juste absolument faire. Pourquoi ? Parce que la majorité des réunions sont mal organisées et que les participants ne connaissent pas la raison de leur présence ainsi que leur rôle dans ces réunions. Ainsi, avant d’organiser une réunion il est nécessaire de répondre à quelques questions :
• Une réunion, mais pourquoi ?
• Quel est le but de cette réunion ?
• Quelles sont les décisions à prendre et/ou les informations à partager ?
• Qui seront les participants et leur rôle ?
• Quelle sera la structure des évènements ?
• Quels vont être les supports d’informations nécessaires ?
Une fois ces questions répondues, on saura vraiment si l’on doit organiser une réunion ou passer par d’autres alternatives.

Réunion rime avec préparatifs

Le secret derrière une réunion réussie, c’est le temps investi dans sa préparation. Il est évident que mieux l’évènement sera préparé, mieux les résultats attendus seront au rendez-vous. L’idée, c’est de focaliser les participants vers uniquement les sujets importants pour éviter qu’ils s’aventurent vers d’autres thèmes qui n’ont pas été à l’ordre du jour. Dans le cas contraire, on pourrait se retrouver avec une réunion inachevée et l’obligation de prévoir un autre moment pour la terminer.
En parlant de participants, il faut qu’ils trouvent de l’intérêt à participer à la réunion, sinon ils vont juste être des spectateurs, qui ne vont pas intervenir ni apporter de leur point de vue, des personnes qui vont se demander pourquoi sont-ils là ? Préparer une réunion c’est sélectionner les intervenants.

Le lieu de réunion, un paramètre important

Il faut aussi définir le lieu où doit se tenir la réunion. L’idéal c’est de choisir un endroit confortable, doté des matériels nécessaires (tableaux, vidéoprojecteur, etc.), accessible et adapter aux nombres des intervenants. Conseil, bannir les salles avec un éclairage artificiel, car ils sont réputé fatigué rapidement les yeux des personnes qui y sont exposées. La même chose pour les salles avec des murs en béton, qui réverbère les sons. Le mieux serait de pencher pour une salle aux murs avec isolation phonique. Afin d’avoir un large choix d’emplacement, on peut être amené à rechercher une plateforme de location salle de réunion pas cher à Paris.

Bref, l’échec ou le succès d’une réunion est le résultat d’un mixage entre une bonne préparation, un but bien précis, un lieu confortable et des participants adaptés.