Problèmes courants rencontrés dans la gestion des notes de frais et comment les résoudre

Les notes de frais sont des documents utilisés pour enregistrer et justifier les dépenses engagées par un employé dans le cadre de son travail, afin d’être remboursé ultérieurement par son employeur. Elles concernent le plus souvent les dépenses professionnelles liées aux déplacements, aux repas ou à l’hébergement des collaborateurs ou des indépendants. Elles incluent parfois des frais de communication et de formation. Généralement soumises à des politiques et des limites de remboursement définies par l’entreprise, ces dernières n’empêchent cependant pas certains problèmes courants de survenir en matière de gestion des notes de frais. Quels sont ces problèmes et comment les résoudre ?

Les problèmes les plus courants rencontrés en matière de gestion des notes de frais

Il existe donc des problèmes courants concernant la gestion des notes de frais par les entreprises. Un cas d’école reste la perte de leurs reçus par les employés. Ces derniers ne peuvent alors plus se justifier de leurs dépenses et vivent cette situation comme très injuste. D’autre part, des erreurs peuvent avoir lieu lors de la compilation des notes de frais et pendant les saisies, ce qui aboutit à des inexactitudes problématiques dans le report des dépenses.

Dans un autre ordre d’idées, le non-respect des délais de soumission des notes de frais par les collaborateurs ou les indépendants entraînent souvent des impossibilités de remboursement litigieuses. Les employés ne fournissent parfois pas d’informations suffisamment détaillées sur leurs dépenses, et cela cause de nouveaux problèmes. Enfin, les cas de fraudes existent en grand nombre. Or, tous ces problèmes potentiels concernant la gestion des notes de frais peuvent être résolus : la solution la plus efficace consiste en l’adoption d’une application dédiée à cette gestion, telle que FastFees.

La solution idéale : les applications de gestion des notes de frais

Dans un contexte où seul un employé sur trois ne frauderait jamais concernant ses notes de frais, les applications de gestion des notes de frais constituent une bouffée d’oxygène pour les entreprises. Simples, rapides et intuitives, capables de convertir automatiquement les devises utilisées dans un autre pays, elles comportent des procédures pour protéger scrupuleusement les données des utilisateurs. Les notes de frais sont par ailleurs archivées, et sont accessibles pendant de nombreuses années.

Les applications visant une meilleure gestion des notes de frais permettent de résoudre les problèmes courants tout en étant d’une redoutable simplicité d’utilisation. Elles ouvrent la possibilité de prendre une photo d’une facture ou d’un reçu avec son smartphone, et éventuellement de la modifier en cas de partage d’une note par exemple. Puis la note de frais est sauvegardée et envoyée au manager pour validation. Pas de perte de temps, pas de ticket perdu.

Les solutions alternatives pour résoudre ces problèmes

D’autres solutions sont ouvertes aux entreprises pour régler ces problèmes courants relatifs à la gestion des notes de frais. Mais ils relèvent davantage de la réaction et du contrôle a posteriori des collaborateurs, ce qui renvoie une image peu susceptible de promouvoir une entreprise sur les réseaux sociaux. Il peut s’agir par exemple d’organiser des sessions de formation régulières pour sensibiliser les personnes aux politiques liées aux notes de frais et à l’importance de les respecter.

Une autre solution moins pédagogique visant à résoudre ces problèmes courants consiste à effectuer de nombreuses vérifications des notes de frais afin de détecter des erreurs ou des abus potentiels. La procédure d’approbation hiérarchique peut évidemment être alourdie. Mais cela se fera probablement au détriment de l’ambiance générale et de la productivité. Le mieux est encore d’associer les collaborateurs aux changements de politiques, d’écouter leurs remarques et de modifier certains outils.