Gestion de la paie en externe : fonctionnement, avantage et tarification !

Pour des raisons de gestion des compétences, de coûts ou de sécurisation de la paie… De nombreuses entreprises prennent la décision de confier le traitement des bulletins de paie de leurs salariés et différentes formalités (déclarations sociales, gestion des contrats de travail…) à un expert.

La gestion de paie est un acte important et obligatoire pour toutes les entreprises qui emploient des salariés. Cette activité est complexe et, il est aujourd’hui difficile pour les entreprises de mesurer les enjeux de la paie. Une mauvaise gestion de la paie peut induire outre un climat social difficile avec les salariés et des conséquences financières graves. Conscientes de ces difficultés, de nombreuses entreprises font désormais appel à des prestataires externes, soit à un expert comptable ou soit à une société.

Quel est le fonctionnement de l’externalisation de paie ?

Dans le cas d’une externalisation de la gestion de paie, l’entreprise confie chaque mois au prestataire l’ensemble des informations nécessaires. Cela inclut les heures de travail et l’ensemble des variables ayant une incidence sur le salaire des employés (nombre de jours de vacances, changement de salaires, absences justifiées au non, nombre de tickets restaurant, etc.). Dès lors, le prestataire prend en charge les différentes formalités, déclaration, et calculs de charges (les bulletins de paie et livres de paie, les charges salariales et patronales, les déclarations sociales, l’état des virements, etc.) et vous renvoie les fiches de paies. Vous n’avez plus qu’à les imprimer et les distribuer, puis à procéder aux paiements.

Quels sont les avantages et les inconvénients ?

L’externalisation de la paie est profitable pour toutes les entreprises de toutes tailles qui souhaitant se libérer des tracas administratifs. Cette solution génère un gain de temps et de productivité considérable qui permet de se focaliser sur son cœur de métier. Les risques d’erreurs disparaissent sont totalement réduits. Les risques d’erreur sur les bulletins de paie sont réduits. Les délais sont respectés en évitant ainsi les retards vis-à-vis des organismes sociaux qui débouchent souvent sur de lourdes pénalités et optimisent les charges sociales. Néanmoins, vous perdez en autonomie et en confidentialité puisque vous dépendez entièrement d’une tierce partie. Et une fois l’externalisation adoptée, il est difficile de revenir en arrière du fait d’une perte de compétence sociale et juridique en interne inévitable.

Quels sont les tarifs d’externalisation de la paie ?

Le coût d’externalisation de paie est assez amorti pour une société. En effet, il est plus coûteux de gérer les fiches de paie en interne. Cependant, les tarifs d’externalisation de la paie varient fortement en fonction de la prestation demandée. Il est donc difficile d’établir des coûts précis de la gestion de la paie. Avant de vous décider d’externalisation de la paie pour votre entreprise, réfléchissez bien à vos besoins, et pensez à faire le tour des sociétés d’expert-comptable spécialistes en gestion de paie pour trouver celle qui vous convient le mieux en termes de tarif, de solutions de gestion, mais également de relations interpersonnelles.