Entreprises : quel budget prévoir pour les déplacements professionnels ?

Par Arnaud Narivelo le 7 novembre 2018

Les frais liés aux déplacements professionnels sont parmi les plus grandes préoccupations budgétaires des employeurs si leurs activités nécessitent le déplacement régulier des salariés. Incluant plusieurs pôles de dépense, le budget pour un tel déplacement varie d’une entreprise à l’autre et d’un déplacement à l’autre. De nombreux points sont pris en compte au moment d’établir les prévisions de dépense. Ce guide vous aide à budgéter les coûts au mieux, en anticipant les frais et en trouvant des compromis.

Le transport

Le déplacement pour se rendre à destination et pour se déplacer sur place, fait partie des principales dépenses à prendre en compte pour établir un budget prévisionnel réaliste. Les frais concernent donc les frais liés à l’aller et au retour (en train, en avion, en voiture, etc.) ainsi qu’aux différents trajets réalisés sur place.

L’entreprise choisit les moyens de transport en fonction du budget alloué au déplacement en question. Il est donc possible de voyager en classe affaire ou en classe économique en fonction de ce qui a été prévu au sein de l’entreprise.

L’entreprise peut réserver un taxi moto à Paris pour que l’employé ne reste pas bloqué pendant des heures dans les embouteillages. Et le taxi moto à Paris n’est qu’un exemple. L’entreprise peut choisir d’autres moyens de transports astucieux et peu onéreux pour mieux maîtriser le budget.

Le logement

Comme le taxi moto à Paris, il existe des alternatives à la fois performantes et pas coûteuses pour le logement. Et bien entendu, le budget consacré à l’hébergement a un impact sur le budget général du déplacement professionnel en question.

Parlons notamment d’Airbnb, une bonne affaire comparée à l’hôtel.Le prix moyen d’une nuitée dans une chambre d’hôtel double standard est de 136€ à Paris. Avec Airbnb, on peut trouver un charmant studio pour autour de 60€ la nuit, dans la capitale. Le prix augmente évidemment en fonction de la qualité du logement.

Les repas

Les salariés ont légalement droit à un remboursement de leurs frais de repas par leurs employés. Trois types d’indemnités sont prévus :

  • Repas en restaurant lors d’un déplacement : 18,60€/repas
  • Repas hors des locaux de l’entreprise : 9,10€/repas
  • Repas sur le lieu de travail : 6,50€/repas

Le remboursement est possible sur la base des allocations forfaitaires concernant les repas en déplacement professionnel. D’autre part, toujours lors d’un déplacement professionnel avec impossibilité de regagne son lieu de travail habituel ou son domicile, le salarié bénéficie d’une indemnité prévue pour compenser les dépenses supplémentaires de repas et elle est exonérée.

Conseils pour optimiser les frais

Plus le déplacement est lointain et long, plus les frais sont élevés. Certaines astuces permettent alors de maîtriser le coût sans sacrifier le confort et le bien-être du salarié.Des solutions pratiques et pas chères comme l’idée du taxi moto à Paris sont notamment à découvrir. C’est accessible d’un point de vue prix et cela optimise la productivité du salarié qui passe moins de temps dans les transports.

L’entreprise dispose d’autres bons plans :

  • Réservation des billets d’avion bien avant le jour de départ ;
  • Comparaison de plusieurs tarifs ;
  • Choix de solutions performantes, mais moins coûteuses (exemple : taxi moto Paris au lieu d’un taxi traditionnel, Airbnb au lieu d’un hôtel classique) ;

Trouvez ici divers conseils permettant de réduire ces frais.

Le budget prévisionnel d’un déplacement professionnel dépend entièrement de la mission. Le coût varie en fonction de l’éloignement, de la durée du séjour, etc. L’entreprise décide en grande partie des conditions de réalisation d’un tel déplacement. Elle décide du choix de l’hôtel au recours à un taxi moto à Paris, par exemple. Les déplacements professionnels constituent en tout cas un point que les chefs d’entreprise doivent anticiper. Leur société peut y avoir recours à un moment ou un autre de son développement. Découvrez des conseils à ce propos sur des plateformes dédiées comme Mr Entreprise.

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