4 critères à retenir dans le choix d’une solution de dématérialisation des factures fournisseurs

Pour répondre aux exigences de performance, de productivité et d’efficacité, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à choisir de se tourner vers les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs. Elles permettent en effet d’améliorer la traçabilité des documents tout en réduisant les délais et les coûts de traitement. Voici notamment quelques critères à retenir dans le choix d’une telle solution.

Les délais de règlement

Le délai de règlement est sécurisé et amélioré grâce aux traitements de documents automatisés. La dématérialisation des factures fournisseurs choisie devra pouvoir aider à la réalisation des factures électroniques, à la lecture et à l’extraction des données, mais aussi à l’intégration automatique des données dans un logiciel de comptabilité. Pour respecter les délais de traitement, il est également nécessaire pour l’entreprise d’utiliser un outil de workflow, permettant de fluidifier les échanges de documents numérisés en interne. En ce qui concerne les conditions d’accessibilités, la mise en place d’un logiciel de Gestion Electronique de Document pour le stockage électronique des factures devra être une priorité pour les entreprises souhaitant habituer leurs salariés à ce type de solution.

La réception des factures

La réception des factures est très règlementée et pour s’assurer que les factures en PDF soient légalement valables, il faudra que l’entreprise choisisse un outil de dématérialisation adapté et mette en œuvre une piste d’audit fiable et efficace. Ce dernier devra pouvoir garantir l’authenticité du document d’origine, la fiabilité du contenu et la lisibilité de la facture, et ce, aussi bien sur les factures en papier que celles sous format électronique. Le choix de l’outil devra tenir compte de l’aisance des salariés et des collaborateurs à lire le contenu des documents et pour cela, l’entreprise devra opter pour l’outil le plus performant, cela lui permettra de gagner en productivité.

La loi et les directives locales

Il est également important de tenir compte des lois et des directives locales dans le choix de sa solution de traitement des factures fournisseurs dématérialisées. Il faudra notamment penser à la mode d’acquisition des factures (EDI, PDF…) ; à la lecture et l’extraction des données ; à l’application des règles de contrôles pour les montants inscrits sur la facture ; le stockage électronique des factures ou encore la génération d’une piste d’audit fiable pour les factures en PDF.

Les langues couvertes par la solution

Enfin, il faudra se pencher sur les langues supportées par la solution de dématérialisation de factures fournisseurs. Il faudra notamment que la solution retenue promette une lecture OCR pour l’extraction des données de facture et puisse être supportée par l’IHM. Avant d’opter pour telle ou telle solution, il est important de commencer par définir ses besoins et de se focaliser sur les langues qui représentent le volume de factures fournisseurs le plus élevé. Dans tous les cas, la solution idéale présentera les langues de référence pour les échanges internationaux, à savoir le français, l’anglais, l’espagnol et l’italien. À noter qu’il est tout aussi important de recenser les langues d’IHM lors de l’utilisation de la solution de dématérialisation des factures fournisseurs.

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