Choisir sa solution GED : L’utilité et les critères de choix

Vous avez entendu parler de la GED ? Oui ! C’est la gestion électronique des documents ! De nos jours, de plus en plus d’entreprises s’inscrivent dans une tendance de dématérialisation. En effet, elles sont devenues plus nombreuses à utiliser les logiciels de GED pour instaurer un procédé informatisé en vue de gérer les documents et les sources d’informations. Comment choisir un logiciel de gestion électronique de documents ? Quelle est l’utilité de se servir d’une telle solution informatique dans une entreprise ?

Pourquoi opter pour un logiciel GED ?

Dans une entreprise, le logiciel GED constitue un outil stratégique. Les utilisateurs de cette solution constatent, généralement, une amélioration considérable de la productivité. De plus, le logiciel dématérialisation facilite énormément la gestion des informations surtout pour la comptabilité. Cerise sur le gâteau : avec une solution de GED, on minimise les risques de perte de documents.

On peut donc conclure qu’un logiciel de dématérialisation serait utile pour tout type de structure. En effet, il contribue à la limitation de la circulation des documents sous forme de papier. Ainsi, le risque de perte de données est réduit d’une manière considérable. De plus, il permet d’accéder à  la bonne information au bon moment. Ce n’est pas fini ! Grâce au logiciel GED, il y a une meilleure garantie de sécurité, d’accès ou de stockage des données. Rien ne peut se perdre. Toutes les informations sont stockées d’une manière sécurisée.

Comment choisir son logiciel GED ?

Pour sélectionner la meilleure solution de gestion électronique des données, plusieurs critères importants entrent en jeu. Dans ce contexte, on peut citer :

Les fonctionnalités : une bonne solution GED doit être capable de s’intégrer rapidement à votre système informatique. Il ne faut pas non plus négliger la capacité du logiciel à générer et à exporter  des rapports personnalisés tels que le logiciel Syleg. Une bonne solution GED est aussi capable d’interagir avec les logiciels métiers déjà installés dans l’entreprise.

La sécurité des données : A quoi sert d’installer un logiciel de GED si on va facilement perdre les informations ou avoir des problèmes de sécurité lors du stockage et de l’accès ? En effet, cette solution doit assurer un contrôle rigoureux des différentes actions réalisées sur les documents ainsi que la traçabilité des modifications effectuées sur les données.

La facilité d’utilisation : L’installation d’une solution de GED serait plus efficace si le logiciel est intuitif, ergonomique et simple à utiliser. Certaines personnes vont se montrer résistantes au changement. De ce fait, l’accompagnement est nécessaire lors de la mise en place de cette solution. Un logiciel GED doit permettre une gestion facile des mails et des modules pour une meilleure communication entre les collaborateurs.

La durabilité : Avant de choisir votre solution GED, il convient de s’intéresser à l’éditeur. Si ce dernier est  de confiance et il représente une structure solide et sûre, il serait judicieux de le sélectionner pour garantir la pérennité de ses solutions et minimiser le risque de voir son éditeur fermer.