Les avantages du zéro papier

Par Sabrina Joly le 22 juin 2018

Le concept zéro papier vise essentiellement la limitation voire l’arrêt total de l’usage du papier en entreprise. Si ce procédé permet la sauvegarde de l’environnement et de la planète, il est aussi bienfaiteur pour les sociétés qui l’adoptent en termes d’efficacité et de développement de chiffres d’affaires.

Stockage et classement de dossiers

En adoptant une démarche zéro papier, une entreprise n’a plus besoin de dédier une grande salle aux archives. Les documents sont stockés sur des supports numériques de stockage ou sur des serveurs. Le procédé est avantageux dans le sens où environ 20 000 pages par m2 se stockent aisément sur un support de type disque dur. Cela veut dire que si les documents à stocker ne sont pas si importants, ils peuvent être sauvegardés sur un disque dur NAS de grande capacité.

Avec le zéro papier, le secrétaire administratif ou financier n’est plus tenu de faire du classement de dossiers dans des nombreuses chemises à dossier à mettre dans des placards. Tout se fait maintenant sur ordinateur ou sur serveur. Bien évidemment, la maîtrise des outils informatiques relatifs aux tâches administratives et financières deviennent indispensables pour ce professionnel. Des formations peuvent être indispensables selon les compétences du professionnel.

Cela veut dire que si les documents à stocker ne sont pas si importants, ils peuvent être sauvegardés sur un disque dur NAS de grande capacité.Pour alléger les frais des composantes informatiques nécessaires, consultez les catalogues de promotions diffusant les offres des grandes enseignes

Economie et optimisation de la productivité

Le concept zéro papier et le stockage de documents par des procédés numériques permettent une bonne économie pour les entreprises. Ils n’ont effectivement plus besoin d’acheter des tonnes de rames de papier. A termes, l’entreprise peut également se passer de la photocopieuse et aussi de l’imprimante. Ce sont en effet des investissements importants vu le coût de ces genres de produits et accessoires.

L’optimisation de la productivité est possible dans le sens où les employés perdent un temps précieux à chercher des documents papiers dans les archives, à procéder à des classements dans des chemises à dossier, à se déplacer de temps en  temps vers l’imprimante ou la photocopieuse. Avec le stockage numérique et le classement de dossier sur ordinateur, il suffit de quelques clicks pour accéder aux dossiers voulus et du courrier électronique pour les communiquer aux collaborateurs et clients.

Une sécurité optimale

Les archives et les dossiers papiers sont difficiles à sécuriser. Plusieurs éléments peuvent en effet les détruire comme l’humidité, les incendies et même les insectes dont les termites. Il arrive aussi qu’un professionnel prenne un dossier dans les archives et oublie de le ranger après utilisation. Le dossier peut alors se perdre d’où de problèmes divers vis-à-vis des collègues et de la hiérarchie.

Pour les procédés numériques et la dématérialisation, la sécurité est optimale. Les serveurs, les disques durs NAS et les logiciels de type GED présente des procédés de protection contre l’accès interdit des tiers et aussi des systèmes d sauvegarde pour prévenir les risques de suppression inopinée. La dématérialisation se positionne alors comme un procédé phare pour l’atteinte de l’objectif zéro papier en entreprise.

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