Entreprise : comment réduire les coûts de votre matériel informatique ?

Par le 4 juin 2019

Les budgets de fonctionnement d’une entreprise sont fortement impactés par les coûts liés aux équipements informatiques. Maîtriser ces dépenses est un enjeu stratégique qui permet de gagner en rentabilité.

Le matériel informatique représente un poste important, qu’il est judicieux de traiter avec la plus grande attention, en veillant à réduire les coûts tout en gardant les meilleures performances possibles. Si ce type de dépenses est délicat à gérer, c’est parce que ces équipements évoluent très rapidement et peuvent vite devenir inadéquats ou inefficaces pour l’activité de l’entreprise.

Pour réduire les coûts du matériel informatique, il faut agir intelligemment en ayant recours à des alternatives comme la location ou le reconditionnement. Voici quelques conseils utiles pour les entreprises.

Offrir une plus grande longévité au matériel

Il est possible d’allonger la durée de vie du matériel informatique, grâce à un bon entretien, mais aussi de nombreuses autres astuces. Au lieu de remplacer un matériel devenu obsolète ou de s’en débarrasser, il est préférable de lui offrir une deuxième vie, grâce notamment à la réutilisation.

  • Un vieux poste de travail dont les performances ne permettent plus d’effectuer des tâches pointues peut être réutilisé pour d’autres travaux plus simples comme la saisie de données.
  • Il est tout à fait possible de fusionner les composants de deux machines en panne, pour en obtenir une fonctionnelle et en bon état.
  • Les performances d’un ancien serveur ou ordinateur qui a perdu de sa rapidité peuvent facilement être améliorées, en réinitialisant le poste, en lui ajoutant une extension de mémoire ou une nouvelle carte réseau. Une opération techniquement simple peut donner au matériel une seconde chance de durer encore quelques mois, voire quelques années.
  • Le nettoyage régulier des PC et de leurs périphériques permet d’éviter l’accumulation de poussière, souvent à l’origine du phénomène de surchauffe. Tous les composants peuvent être nettoyés, le ventilateur, le clavier, l’écran ainsi que la tour.
  • L’entretien concerne également la partie logicielle, ou software, qui a un impact sur le matériel. Il est de ce fait conseillé de nettoyer les disques durs avec les outils adaptés, d’effectuer des défragmentations, de désinstaller les programmes inutiles et d’installer des antivirus professionnels.
  • Activer le mode économie d’énergie sur les PC pour les mettre en état de veille en cas d’inutilisation, et ainsi préserver les composants.

Sauvegarder les données sur le cloud

L’utilisation des services en cloud ou des techniques de travail collaboratif permet à l’entreprise de stocker des données importantes en ligne, ce qui réduit les risques de perte de fichiers associés aux pannes informatiques. Pailleurs, le cloud offre de nombreux avantages :

  • La diminution des coûts techniques par rapport à ceux liés à la maintenance des serveurs de stockage physiques
  • Un gain considérable en termes de productivité des salariés, grâce à la synchronisation des données en temps réel.

Les services en cloud peuvent être mis en place au moyen d’outils publics ou d’un espace de stockage privé. Le cloud public permet de disposer d’un espace chez un des fournisseurs connus comme Google Drive, Dropbox ou iCloud. Ces prestations ne sont pas très coûteuses mais elles n’offrent pas un haut niveau de sécurité pour les données stockées.

Un cloud privé permet d’héberger les données dans l’entreprise, ce qui donne plus de possibilités de le sécuriser à l’aide d’un système de cryptage par exemple. Le coût lié à un tel service est plus élevé que pour un cloud public.

Autoriser l’utilisation des smartphones ou tablettes pour le travail

L’entreprise peut choisir d’autoriser l’utilisation des terminaux mobiles personnels tout en encadrant ce déploiement afin d’éviter les risques de perte ou de piratage des données. Cette stratégie peut s’insérer dans le cadre du BYOD (Bring Your Own Device), qui encourage les salariés à utiliser leurs propres smartphones ou tablettes dans leur travail.

Ils peuvent ainsi accéder au cloud et manipuler les données de l’entreprise, tout en étant parfaitement mobiles, ce qui offre un gain de productivité et permet de réaliser des économies sur la gestion des données. L’accès aux données peut se faire à travers une messagerie interne, une application spécifique installée sur chaque terminal mobile ou via le cloud.

Gérer efficacement les contrats

Vérifier chaque contrat avant de le renouveler

Les contrats de location ou de maintenance du matériel informatique doivent être revus périodiquement, afin de vérifier qu’ils sont toujours pertinents vis-à-vis de l’activité et des objectifs présents.

Ainsi, quand un contrat arrive à terme, il peut être judicieux de le renégocier avant de le renouveler et ne pas hésiter à consulter les délais pour les préavis de résiliation pour éviter les pénalités.

Éviter de signer des contrats à long terme

Il ne faut pas perdre de vue que les contrats induisent des coûts fixes pour l’entreprise, et sont généralement signés pour répondre à un besoin momentané. Ce besoin est susceptible d’évoluer soit à la baisse soit à la hausse.

  • Si les besoins de l’entreprise diminuent, elle doit continuer à payer les frais fixes jusqu’à la fin de l’engagement, ou payer des pénalités de résiliation.
  • Si les besoins augmentent et que le contrat en cours n’y répond plus, alors cela risque de freiner l’entreprise en limitant son potentiel de développement.

Externaliser la gestion du parc informatique

Les petites PME n’ont pas besoin d’employer des personnes à temps plein pour effectuer la gestion informatique. Des entreprises spécialisées offrent leurs compétences pour ce genre de prestations, et permettent aux entreprises de rationaliser les frais en concentrant leurs ressources humaines sur le cœur du métier.

Réduire les postes de petites dépenses pour faire des économies globales

L’électricité

La consommation d’électricité constitue un poste de dépenses non négligeable en ce qui concerne le matériel informatique. Des mécanismes de mise en veille des serveurs et des postes de travail pendant la nuit et le week-end peuvent être mis en place. Ainsi, il est possible de réduire la consommation d’énergie associée au fonctionnement des machines informatiques de 30 à 50%.

Les consommables

Une politique d’économie sur le matériel consommable peut être instaurée afin de réduire les coûts globaux de fonctionnement informatique. Il est conseillé par exemple d’encourager les impressions multiples, en noir et blanc ou recto-verso et d’encourager le personnel à ne pas imprimer des documents non indispensables.

Opter pour du matériel reconditionné ou d’occasion

C’est la prise de conscience environnementale, ajoutée à un souci économique qui pousse de plus en plus d’entreprises d’opter pour cette alternative.

Certains équipements invendus ou provenant de retours de service après-vente sont reconditionnés et revendus sur des sites de e-commerce spécialisés. Ce type de matériel est commercialisé par de nombreux prestataires à des tarifs très avantageux, après avoir été testé et approuvé.

Les équipements reconditionnés ou remis à neuf sont souvent fabriqués par des sociétés réputées et représentent une alternative fiable pour satisfaire les attentes de la majorité des entreprises. La gamme de produits reconditionnés ou d’occasion possède l’avantage d’être personnalisable à volonté, et de s’adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Les sociétés qui vendent ce genre d’équipement proposent généralement des produits fiables, offrant des performances et des caractéristiques semblables à celles d’un matériel neuf. Les tarifs pratiqués sont particulièrement compétitifs et permettent aux entreprises d’effectuer des économies considérables sur l’achat de matériel.

L’informatique reconditionnée est aujourd’hui plus que jamais porteuse de valeurs d’engagement écologique et de développement durable. L’entreprise réalise en effet des économies tout en soutenant une démarche de recyclage et de remise à neuf des équipements informatiques.

Une alternative intéressante : la location de matériel informatique

Cette solution s’impose de plus en plus comme étant une alternative de référence en termes de financement des équipements informatiques. Le leasing ou la location informatique est une pratique dans l’ère du temps, conforme aux besoins de digitalisations d’un très grand nombre d’entreprises.

Louer un parc informatique, au lieu d’acheter, présente de nombreux avantages.

Avantages financiers

La location de matériel informatique permet d’éviter des investissements dans des équipements technologiques dont la valeur diminue de manière rapide. On estime en effet qu’au-delà de trois ans de vie d’un PC, sa maintenance revient plus cher que l’achat d’un ordinateur neuf.

Un contrat de location permet de disposer à tout moment d’un matériel performant tout en gardant intact le fond d’investissement de l’entreprise.

Avantages technologiques

Louer son matériel informatique permet à l’entreprise d’être toujours à la pointe de la technologie, en disposant d’équipements de dernière génération. La location étant généralement évolutive, elle offre la possibilité de remplacer le matériel informatique dès qu’il devient inadapté ou obsolète.

Ce type de contrat représente également un moyen de s’adapter aux besoins de l’entreprise, à tous les stades de l’évolution de son activité.

La garantie d’un parc homogène et constamment mis à jour

La location de matériel informatique garantit à l’entreprise l’homogénéité des équipements, ce qui allège les tâches de gestion, et améliore les pratiques des utilisateurs. En se dotant d’un parc homogène et mis à jour, l’entreprise réduit les risques d’incidents internes liés aux imprévus.

Décharger les responsables techniques et disposer d’une expertise

En louant son matériel, l’entreprise peut investir ses forces dans sa productivité, en déchargeant les responsables techniques de la gestion du parc. Cette tâche est effet complètement externalisée en rapport avec le contrat de leasing.

Les professionnels de la location proposent à l’entreprise leur expertise et leur savoir-faire technique, en fonction de ses besoins spécifiques.

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