Maîtriser la rédaction d’un compte rendu de réunion

Le compte rendu de réunion est un document précieux, car il s’agit d’un aide-mémoire d’une grande valeur. Il est important, car il aide à mémoriser toutes les tâches et prises de décisions valider lors d’une réunion. Le secret d’un compte rendu bien rédigé réside sur une bonne prise de note et une transcription écrite fidèle de la séance. Voici de plus amples détails concernant ce support.

Définition et caractéristique d’un compte rendu de réunion

Un compte rendu de réunion est une pièce ou un document professionnel. Il rapporte des propos, des activités et des faits ayant eu lieu lors d’une séance ou d’une réunion. Il sert également à rendre compte par rapport aux décisions prises et à leur suivi ultérieur. 

De façon générale, ce document comporte une structure classique. C’est-à-dire qu’il se compose d’une introduction où il est possible de connaître l’heure de la réunion, les sujets abordés ou l’ordre du jour et les thèmes abordés antérieurement si cela est nécessaire. 

Il comporte aussi une partie développement où sont exposés les faits ainsi que la restitution des débats par ordre chronologique. Globalement, les échanges sont synthétisés et reformulés. En dernier, il y a la conclusion qui résume les décisions prises et les éventuels votes. 

L’intérêt d’un compte rendu de réunion

Quel que soit le type de réunion et de sujet à aborder, il est important d’effectuer un compte rendu de réunion. Ce document s’avère particulièrement indispensable pour noter toutes les informations importantes qui ont été dites oralement. Il y a plusieurs avantages à rédiger ce document. Ainsi, il permet de :

• établir des buts précis
• avoir une trace écrite des solutions mises en exergues et qui sont précises et exhaustives pour répondre à différentes problématiques
• résumer les précédentes réunions et communiquer les sujets à aborder lors des prochaines séances
• réaliser un suivi concernant l’avancée des projets ou des actions à entreprendre.

Les étapes pour l’élaboration d’un compte rendu de réunion

Pour réussir à élaborer un compte rendu de réunion en bonne et due forme, il y a plusieurs étapes à entreprendre. 

Une bonne préparation

Une bonne préparation est la base d’un PV de réunion bien rédigé. Après avoir pris connaissance du contenu à insérer dans le document, il est conseillé de remplir à l’avance toutes les informations qui sont identifiables : date, nombre de participants attendus, identité de l’organisme, ordre du jour ou objet de la réunion…

Une bonne mise en forme

Pour éviter les omissions et les éventuelles déformations d’idées, il est préférable de rédiger le document de suite après la réunion. En même temps, pour éviter les éventuelles déformations d’information et les oublis, il est fortement conseillé de s’aider d’autres supports pour enregistrer les débats et conversions lors d’une séance. Par exemple, l’utilisation d’un ordinateur portable, un dictaphone, un smartphone est une bonne idée. De cette façon, le contenu du PV est identique à tous les propos de la réunion. Pour que le document soit recevable, il ne doit pas contenir des informations qui n’ont pas été dites au cours de la réunion.